ARTIKEL

INTISARI BAHAN UKA ADMINISTRASI POERKANTORAN

KOMPONEN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Menurut Te Liang Gie

a. Pengorganisasian

b. Manajemen

c. Tata hubungan

d. Kepegawaian

e. Keuangan

f. Perbekalan

g. Tata usaha

h. Perwakilan

Menurut Quible ada lima yaitu:

a. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan

b. Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai

c. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian

d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim

e. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian

PROSES KOMUNIKASI

Dalam model komunikasi David K.Berlo, diketahui bahwa komunikasi terdiri dari 4 Proses Utama yaitu SMRC (Source, Message, Channel, dan Receiver) lalu ditambah 3 Proses sekunder, yaitu Feedback, Efek, dan Lingkungan.

1. Source (Sumber), Sumber adalah seseorang yang memberikan pesan atau dalam komunikasi dapat disebut sebagai komunikator. Walaupun sumber biasanya melibatkan individu, namun dalam hal ini sumberjuga melibatkan banyak individu. Misalnya, dalam organisasi, Partai, atau lembaga tertentu. Sumber juga sering dikatakan sebagai source, sender, atau encoder.

2. Message (Pesan), pesan adalah isi dari komunikasi yang memiliki nilai dan disampaikan oleh seseorang (komunikator). Pesan bersifat menghibur, informatif, edukatif, persuasif, dan juga bisa bersifat propaganda. Pesan disampaikan melalui 2 cara, yaitu Verbal dan Nonverbal. Bisa melalui tatap muka atau melalui sebuah media komunikasi. Pesan bisa dikatakan sebagai Message, Content, atau Information

3. Channel (Media dan saluran komunikasi), Sebuah saluran komunikasi terdiri atas 3 bagian. Lisan, Tertulis, dan Elektronik. Media disini adalah sebuah alat untuk mengirimkan pesan tersebut. Misal secara personal (komunikasi interpersonal), maka media komunikasi yang digunakan adalah panca indra atau bisa memakai media telepon, telegram, handphone, yang bersifat pribadi. Sedangkan komunikasi yang bersifat massa (komunikasi massa), dapat menggunakan media cetak (koran, suratkabar, majalah, dll) , dan media elektornik(TV, Radio). Untuk Internet, termasuk media yang fleksibel, karena bisa bersifat pribadi dan bisa bersifat massa. Karena, internet mencakup segalanya.

PERTIMBANGAN MEMILIH MEDIA KOMUNIKASI

pertimbangan :

- jangkauannya

- sasarannya pada siapa

- biaya

- kemudahannya ikut

- tujuan untuk jangka pendek atau jangka panjang

Komunikasi efektif (mendengarkan, merespon, berbicara dan berpikir efektif)

Langkah-langkah proses komunikasi sebagai berikut.

1. Komunikator memiliki gagasan atau pesan/informasi yang ingin disampaikan kepada komunikan.

2. Komunikator membuat/menyusun sandi-sandi (encoding) untuk menyatakan maksud, baik dalam bentuk kata-kata atau lambing-lambang (gambar, warna, bahasa sandi, tulisan, dan lain-lain) sebagai pesan.

3. Perkataan dan lambing-lambang (pesan) tersebut disalurkan melalui media.

4. Komunikan menguraikan/menafsirkan pesan (decoding) yang dikirimkan oleh komunikator, sehingga mempunyai makna/arti.

5. Komunikan memberi tanggapan (feedback) terhadap informasi yang diberikan oleh komunikator, sehingga komunikator dapat menganalisis apakah pesan yang disampaikan sesuai atau tidak dengan apa yang dimaksudkannya, karena dalam proses komunikasi dapat saja terjadi hambatan-hambatan.

Dalam melaksanakan standar penampilan pribadi ini akan berkaitan erat dengan faktor-faktor atau kegiatan-kegiatan berikut.

• Memelihara personal hygiene, lingkungan, dan perusahaan

• Memelihara presentasi atau penampilan pribadi

• Mengidentifikasi sikap tubuh yang baik

Secara umum, untuk membangun teamwork yang solid dibutuhkan beberapa syarat :

1. Jangan bersikap individualistis.

Dalam suatu tim yang solid, kita tidak boleh menunjukkan ego masing-masing. Setiap anggota tim harus keluar dari diri sendiri dan masuk ke dalam kesatuan tim. Adanya kesediaan untuk saling menghormati, saling memaafkan saling menerima kekurangan, dan memberi pelayanan satu sama lain. Dalam kondisi ini perlu ada kesediaan individu untuk meninggalkan kepentingan pribadi demi kepentingan yang lebih besar yaitu perusahaan.

2. Berikan kontribusi

Keberhasilan suatu teamwork hanya bisa dicapai karena adanya kontribusi dari setiap individu yang terlibat. Untuk itu setiap anggota tim harus mampu berperan sesuai dengan kompetensinya, sehingga satu sama lain bisa saling melengkapi. Masing-masing unit harus menjalankan tugas dan tanggung jawab, saling menyelaraskan antara upaya yang telah dilakukan satu unit dengan upaya unit lain dalam satu tim sehingga apa yang menjadi sasaran perusahaan dapat tercapai. Kebersamaan tim hanya dapat terwujud, manakala setiap orang atau unit dapat memainkan perannya semaksimal mungkin, dapat mengisi kekurangan unit lain dan bukannya saling menyalahkan.

3. Bersikap fleksibel

Dalam suatu tim, kita harus mampu bersikap fleksibel. Ada kesediaan untuk beradaptasi dengan tuntutan lingkungan. Misalnya dulu biasa dilayani, sekarang harus merubah paradigma yaitu ada kesediaan untuk melayani. Selain itu kita juga perlu kreatif, bila satu cara tidak memberikan hasil, kita harus mampu mencari cara lain yang lebih efektif. Selalu ada keinginan mencoba gagasan baru dan cara-cara baru. Kita tidak boleh kaku dan terpaku pada kebiasaan lama atau keberhasilan masa lalu. Setiap tim harus menjadi ‘learning community’ artinya mereka harus cepat memetakan situasi serta mempelajari ketrampilan baru yang diperlukan untuk menjadi pemenang dalam situasi persaingan.

4. Komunikasi

Ketika seluruh anggota tim tidak mementingkan diri sendiri, mampu bersikap fleksibel dan beradaptasi satu sama lain, maka tim mampu bersatu dalam kebersamaan. Untuk menjadi tim yang kuat, satu sama lain harus saling mengerti, saling memahami, saling memuji. Komunikasi adalah cara untuk saling mengenali satu sama lain. Dalam prosesnya, hubungan yang erat, dimana satu sama lain saling mengenal dengan baik, saling memahami sehingga dapat membaca apa yang sedang dibutuhkan yang lain tanpa harus mengatakannya.

5. Komitmen

Setiap anggota harus memberikan komitmen yang tinggi dalam mencapai tujuan perusahaan. Hal ini ditandai dengan sikap loyal, semangat untuk mencapai tujuan, berupaya untuk menampilkan hasil kerja yang berkualitas dan sempurna, bertanggung jawab atas tindakan yang dilakukannya dan disiplin.

6. Kepercayaan dan Saling Menghargai

Dengan saling percaya dan saling menghormati, tidak ada musuh yang dapat mengalahkan kita. Dalam satu tim, kita harus menunjukkan kasih sayang dan kepedulian. Setaip anggota tim dapat saling bergantung dan berpegang bersama menempuh berbagai tekanan, menghadapi perlawanan, menghadapi persoalan, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.

7. Patuhilah Pemimpin

Dalam suatu tim, peran kepemimpinan juga cukup penting. Bagaimana sasaran bisa tercapai bila tidak ada pemimpin yang mampu menggerakkan anggotanya untuk mencapai sasaran perusahaan. Dalam kerja tim, anggota tim harus bersedia mematuhi pemimpinnya. Meski demikian, ini tidak berarti pemimpin harus menjadi tiran, yang hanya memaksakan kehendak, dan anggota hanya sebagai hamba saja. Pemimpin dan pemain adalah partner, dengan peran yang berbeda. Tetapi apabila anggota tim menentang, mengabaikan atau menggerogoti wibawa kepemimpinan, maka kebersamaan tim akan terpecah belah.

H.W. Heinrich dengan Teorii Dominonya menggolongkan penyebab kecelakaan menjadi 2, yaitu:

a. Unsafe Action (Tindakan tidak aman)

Unsafe action adalah suatu tindakan yang memicu terjadinya suatu kecelakaan kerja. Contohya adalah tidak mengenakan masker, merokok di tempat yang rawan terjadi kebakaran, tidak mematuhi peraturan dan larangan K3, dan lain-lain. Tindakan ini bisa berbahaya dan menyebabkan terjadinya kecelakaan.

b. Unsafe Condition (Kondisi tidak aman)

Unsafe condition berkaitan erat dengan kondisi lingkungan kerja yang dapat menyebabkan terjadinya kecelakaan. Banyak ditemui bahwa penyebab terciptanya kondisi yang tidak aman ini karena kurang ergonomis. Unsafe condition ini contohnya adalah lantai yang licin, tangga rusak, udara yang pengap, pencahayaan kurang, terlalu bising, dan lain-lain.

Faktor Human Error adalah :

Background pendidikan pekerja.

Psikologis pekerja.

Keterampilan pekerja.

Fisik pekerja.

Factor Kondisi Alat

Pihak pengusha atau perusahaan melakukan prosedur bekerja dengan aman dan tertip dengan cara :

1. Menetapkan standar K3

2. Menetapkan tata tertip yang harus dipatuhi

3. Menetapkan peraturan-peraturan

4. Mensosialisasikan peraturan dan perundang-undangan k3 ini kepada seluruh tenaga kerja

5. Memonitor pelaksanaan peraturan-peraturan

Beberapa factor penyebab timbulnya kecelakaan kerja, antara lain :

1. Factor nasip dari para tenaga kerja

2. Factor lingkungan fisik tenaga kerja, seperti mesin, gedung, ruang, peralatan

3. Factor kelaalaian manusia

4. Factor ketidakserasian kombinasi factor-faktor produksi yang dikelola dalam perusahaan.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

Tahap II Membuat Dokumen Master

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

• Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

• memilih data source.

• Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

• Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

• Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

• Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

• Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.

• Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.

Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <>.

LANGKAH LANGKAH APLIKASI PRESENTASI

1. Buka Software Ms. Office dengan cara Klik Start - Klik All Program - Klik Ms. Office - Klik Ms. Powerpoint.

2. Pada tulisan Click to add title, textbox tersebut adalah tempat untuk membuat Judul Presentasi, dan jika diperlukan anda bisa menambahkan sub judul pada textbox click to add subtitle

3. File PPT (dan PPTX) ditampilkan layar penuh oleh Microsoft Power Point dengan F5 (kalau dari awal) atau Shift+F5 (kalau dari slide yang sedang dikerjakan). 

4. File PDF ditampilkan layar penuh oleh Adobe Reader dengan Ctrl+L

JENIS PERALATAN KANTOR

Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :

1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.

a. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.

b. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.

4. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

5. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.

6. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

TATACARA MENERIMA TELEPON

1. Persiapan dalam mengangkat telepon

2. Terimalah penelpon dengan ramah dengan mengucapkan salam

3. Perkenalkan nama anda dan nama perusahaan anda

4. Tanyakan bila penelpon mempunyai janji

5. Ketahui masalah apa yang sedang dibicarakan

6. Jelaskan pesan-pesan anda secara ramah dan jelas

7. Tulislah pertanyaan atau poin-poin penting pada sebuah catatan atau selembar kertas

8. Jangan menguasai pembicaraan, membatasi penelpon

9. Ucapkanlah terima kasih kepada penelpon

10. Biarkanlah penelpon yang menutup teleponnya

MENGOPERASIKAN MESIN POTOKOPI

1. Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

2. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah

3. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.

4. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

5. Tekan tombol cetak (start)

6. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

MENGOPERASIKAN MESIN FAKSIMILE

langkah 1

Membuat surat pengantar untuk memastikan untuk siapa dan kemana dokument ini akan dikirim dan apakah nomor yang dituju benar atau salah. Masukkan surat pengantar terlebih dahulu sebelum dokumen Anda ke dalam mesin fax feeder yang menghadap ke arah mesin

langkah 2

Masukkan nomor faks ke dalam mesin. Akan ada tombol angka seperti telepon pada mesin fax. Hati-hati ketik nomor sehingga Anda tidak membuat kesalahan, karena sulit untuk mengetahui bila Anda telah menghubungi nomor faks yang salah

langkah 3

Tekan tombol kirim jika Anda telah benar memasukkan semua angka ke dalam mesin. Ini akan memulai pengiriman dokumen. Tombol kirim biasanya lebih besar dari yang tombol yang lain dan mudah untuk dicari

langkah 4

Tunggu sampai dokumen Anda melewati mesin dan kumpulkan jika sudah selesai. Apa pun yang Anda kirimkan akan melewati serangkaian rol dan direkam secara digital

langkah 5

Tunggu sampai ada konfirmasi yang akan memberitahukan Anda apakah faks Anda berhasil terkirim atau tidak

MENGKLAISIFIKASIKAN JENIS-JENIS DOKUMEN

• Menurut Bungin (2008; 123); dokumen pribadi dan dokumen resmi.

1. Dokumen pribadi adalah catatan seseorang secara tertulis tentang tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya. Berupa buku harian, surat pribadi, & otobiografi.

2. Dokumen Resmi terbagi dua: pertama intern; memo, pengumuman, instruksi, aturan lembaga untuk kalangan sendiri, laporan rapat, keputusan pimpinan, konvensi; kedua ekstern; majalah, buletin, berita yang disiarkan ke mass media, pemberitahuan. (termasuk dalam klasifikasi di atas, pendapat lexy Moleong dan Nasution)

• Menurut Sugiyono (2005; 82), berbentuk tulisan, gambar, dan karya

1. Bentuk tulisan, seperti; catatan harian, life histories, ceritera, biografi, peraturan, kebijakan, dan lainnya.

2. Bentuk gambar, seperti; foto, gambar hidup, sketsa, dan lainnya.

3. Bentuk karya, seperti; karya seni berupa gambar, patung, film, dan lainnya.

• Menurut E. Kosim (1988; 33) jika diasumsikan dokumen itu merupakan sumber data tertulis, maka terbagi dalam dua kategori yaitu sumber resmi dan tak resmi

1. Sumber resmi merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh lembaga/perorangan atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber resmi formal dan sumber resmi informal.

2. Sumber tidak resmi, merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh individu tidak atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber tak resmi formal dan sumber tak resmi informal.

Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

a. Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP, SIM, dan ijazah

b. Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek, obligasi, dan saham

c. Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu, dan naskah proklamasi.

d. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya: Keppres dan UU.

Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

a. Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film

b. Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum).

c. Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem kearsipan)

FUNGSI SURAT

1. Sebagai sarana komunikasi.

2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.

3. Sebagai alat bukti tertulis.

4. Sebagai alat untuk mengingat.

5. Sebagai bukti historis.

6. Sebagai pedoman kerja.

JENIS SURAT

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu :

1. Surat Pribadi

Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman. Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.

2. Surat Dinas

Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

3. Surat Niaga

Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.

Macam-macam surat niaga :

a) surat penawaran 

b) surat pengaduan

c) surat pesanan

d) surat pengiriman

e) surat pembayaran barang

f) surat penagihan, dan sebagainya

BAGIAN-BAGIAN SURAT DINAS 

1. Kepala surat 

2. No,Lampiran ,Perihal 

3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat 

4. Alamat surat 

5. Salam pembuka 

6. Kalimat pembuka

7. Isi surat 

8. Kalimat penutup 

9. Salam penutup 

10. Tanda tangan 

11. Nama pengirim 

Kerangka isi surat :

1. Paragraf pembuka

2. Paragraf isi

3. Paragraf penutup

PERALATAN PENGGANDAAN DOKUMEN

1) Photocopy

Mesin fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau illustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahkan kimia, atau muatan listrik statis. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis yang diberi nama xerography yang berarti tulisan kering dari bahasa yunani, lalu mesin ini diberi nama Xerox.

2) Stencil mechine

Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil.

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu : mesin stensil manual dan mesin stensil listrik. Terdapat pula model dengan bantalan-dasar, yang merupakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan sedikit. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.

3) Risograph

Mesin rissograph, yakni mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.

Populernya, mesin risograph lebih sering disebut sebagai Riso printer-duplicator. Mesin ini dapat digunakan sebagai mesin cetak individual ataupun dengan cara terkoneksi jaringan komputer.

WARKAT

Warkat yaitu suatu catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat orang dalam ranggka untuk membantu ingatan. Warkat juga dapat dikatakan sebagai alat pembayaran bukan tunai yang diperhitungkan melalui Kliring. Untuk keseragaman dalam penyelenggaraan Kliring Lokal maka Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis berupa kualitas kertas, ukuran, rancang bangun (format) dan mutu cetak.

B. Jenis Warkat

Jenis Warkat yang dibakukan untuk diperhitungkan dalam Kliring adalah:

1. Cek adalah cek sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-undang Hukum Dagang (KUHD) termasuk jenis-jenis cek seperti cek deviden, cek perjalanan, cek pemberian atau cinderamata, dan jenis cek lainnya yang penggunaannya dalam Kliring disetujui oleh Bank Indonesia;

2. Bilyet Giro adalah surat perintah dari nasabah kepada Bank penyimpan dana untuk memindahbukukan sejumlah dana dari rekening yang bersangkutan kepada rekening pemegang yang disebutkan namanya, termasuk Bilyet Giro Bank Indonesia (BGBI);

3. Wesel Bank Untuk Transfer adalah wesel sebagaimana diatur dalam KUHD yang diterbitkan oleh Bank khusus untuk sarana transfer;

4. Surat Bukti Penerimaan Transfer adalah surat bukti penerimaantransfer dari luar kota yang dapat ditagihkan kepada Bank Peserta penerima dana transfer melalui Kliring Lokal;

5. Nota Debet adalah Warkat yang digunakan untuk menagih dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menyampaikan Warkat tersebut. Nota Debet yang dikliringkan hendaknya telah diperjanjikan dan dikonfirmasikan terlebih dahulu oleh Bank yang menyampaikan Nota Debet kepada Bank yang akan menerima Nota Debet tersebut; dan

6. Nota Kredit adalah Warkat yang digunakan untuk menyampaikan dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menerima Warkat tersebut.

JENIS SURAT MENURUT SIFATNYA

a. Surat Biasa

Adalah surat yang isinya bersifat biasa. Maksudnya, isi surat tersebut boleh diketahui oleh orang lain selain ornag yang dituju.

b. Surat Rahasia

Adalah surat untuk kalanga terbatas. Maksudnya, surat tersebut tidak untuk di sebarluaskan karena di tujukan atau dipakai untuk kalangan tertentu.

c. Surat Sangat Rahasia

Adalah surat yang hanya boleh dibuka atau hanya boleh diketahui isinya oleh orang yang dituju.Untuk menjaga keamanan isinya, surat rahasia harus memakai amplop lebih dari satu.

SURAT MENURUT URGENSI PENYELESAIANNYA

a. Surat Biasa

Adalah surat yang diperlakukan secara biasa. Artinya, surat ini tidak di istimewakan. Kata biasa dalam hal ini mengandung pengertian tidak perlu cepat-cepat dikiri, atau tidak harus segera di balas.

b. Surat Segera / Ekspres

Adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera, tetapi tidak se-urgent surat kilat. Bila dikirim via pos, perangko surat ekspres tentu lebih besar dari oerangko surat biasa.

c. Surat Kilat

Adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera, surat ini harus di dahulukan dari surat-surat lain baik dalam proses pembuatan maupun proses pengirimannya.

PROSEDUR SURAT KELUAR BUKU AGENDA

Buku agenda Verbal (surat Keluar), buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan kepada pihak lain.

No. Nomor Surat Tanggal Surat Dikirimkan kepada Perihal Lampiran Ket.

1. Penanganan surat keluar sistem buku agenda

a. Pembuatan Konsep

b. Persetujuan Konsep

c. Pencatatan Surat

d. Pengetikan Konsep Surat

e. Pemeriksaan Pengetikan

f. Penandatanganan Surat

g. Pemberian Cap Dinas

h. Melipat Surat

i. Penyampulan Surat

j. Pengiriman Surat

k. Penyimpanan Surat

No Sistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali

1.

2.

3.

4. Sistem pola lama

Pencatatan menggunakan buku agenda

Penyampaian surat menggunakan buku ekspedisi

Pencatatan hanya dilakukan satu orang karena hanya menggunakan satu buku Sistem pola baru

Pencatatan menggunakan kartu kendali

Penyampaian surat menggunakan kartu kendali

Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang dalam waktu yang bersamaan

PENGURUSAN SURAT RAHASIA

a. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat

b. Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat

c. Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah

d. Pimpinan unit memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2

e. Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip

PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK PENTING

a. Penerimaan surat

b. Pencatatan surat

c. Pengarahan atau pengendalian surat

d. Penyampaian surat ke unit pengolah

e. Penyimpanan atau penataan arsip

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a) Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). 

Tugas penerima surat adalah:

a. mengumpulkan setiap surat yang masuk,

b. meneliti ketepatan alamat

c. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

b) Penyortiran Surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. 

c) Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

d) Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e) Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

a. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

b. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Contoh:

f) Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.